中山大学国际学生签证事务管理办法

第一章  总则

第一条  为加强我校国际学生签证事务管理，根据《中华人民共和国出境入境管理法》《中华人民共和国外国人入境出境管理条例》《学校招收和培养国际学生管理办法》《来华留学生高等教育质量规范（试行）》等法律法规和《中山大学国际学生（学历生）管理办法》等校内管理规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称国际学生是指根据《中华人民共和国国籍法》不具有中国国籍且在我校接受学历教育的外国学生（以下简称学历生）及根据《中华人民共和国国籍法》不具有中国国籍且在我校接受非学历教育的国际交换生、联合培养研究生（以下简称非学历生）。

 

第二章  管理机构与职责

第三条  学校对国际学生实施与中国学生趋同化的教育管理，各职能部门及培养单位（指各学院、直属系、附属医院，下同）按照“校院二级管理”的模式，根据各自职责对国际学生签证事务进行监管，并建立本单位的内部预警和监管机制。

第四条  教务部下设外国留学生办公室（以下简称留办），负责管理来校国际学生的签证事务，代表学校依法配合驻外签证机关、移民和出入境管理部门工作，协助国际学生办理与来华学习有关的签证、入出境和停居留手续，并为国际学生和培养单位提供签证/居留证件办理事务指导、咨询和服务。具体承担以下职责：

（一）负责对接国家和地方涉及国际学生签证事务管理的行政部门，负责向公安机关报告签证事务管理的异常状况。

（二）负责来华签证、停留居留证件的统筹管理及具体签证文件办理，包括：《录取通知书》《外国留学人员来华签证申请表》《国际学生申请签证、停留居留证件的证明》等。

（三）负责新生签证状态审核，出具《国际学生签证状态审核单》（附件1），要求国际学生在申请办理签证事务之前填写《签证事务知情书》（附件2），并协助国际学生填报《外国人签证证件申请表》。

（四）负责在签证或停留证件到期十日之前、居留证件到期四十日之前，将证件即将到期国际学生的姓名、学号、培养单位、签证、停留居留证件有效期限等信息向党委学生工作部、总务处、保卫处和培养单位预警；在居留证件有效期限届满前的十五日内，负责向党委学生工作部、总务处、保卫处和培养单位再次预警居留证件仍未备案的国际学生；在签证、停留居留证件有效期限届满前的五日内，向党委学生工作部、总务处、保卫处和培养单位通报无备案的国际学生。

第五条  党委学生工作部负责组织开展国际学生出入境法律法规教育，负责督办培养单位对国际学生《境外人员临时住宿登记表》的办理、更新和领取。根据留办预警信息，负责向培养单位进行签证、停留居留证件到期提醒及督办，及时向留办报送提醒结果。

第六条  总务处负责做好学生宿舍的出入管理，为签证状态审核通过的国际学生办理入住，确认新入住国际学生在二十四小时内办理有效的《境外人员临时住宿登记表》的情况；禁止不按时办理《境外人员临时住宿登记表》、无签证、停留居留证件或上述证件过期的国际学生进入学生宿舍。

负责劝离不符合入住条件的国际学生，并负责向保卫处通报。

第七条  保卫处负责根据总务处的通报，组织实施对经总务处劝离无效的国际学生进行强制驱离，必要时提请公安机关协助。负责协助留办、党委学生工作部做好与政府有关部门的对接工作。

第八条  培养单位负责落实本单位国际学生签证、停留居留证件相关事务。具体承担以下职责：

（一）各培养单位的党组织主要负责人对本单位国际学生签证、停留居留证件事务负总责，并须指定分管领导和具体工作人员。

（二）负责核查国际学生的护照、签证、停留居留证件类型，不得接受持非X字签证或非学习类居留证件的国际学生入学、注册或开展其他活动。

（三）做好签证、停留居留证件办理的初审工作，严格按照学校有关规定为已注册国际学生出具《国际学生签证/停留居留证件办理信息确认表》（附件3）。

（四）收齐国际学生护照、最新签证、停留居留证件和《境外人员临时住宿登记表》复印件并进行核实和归档。

（五）在开学后第三周将两周内未注册学生的名单、原因和处理情况报送留办，留办将无故逾期未注册学生信息报告公安机关。

（六）对国际学生的学籍状态和签证、停留居留证件状态进行日常排查，及时提醒和督促国际学生按期办理、延期、更新和领取签证、停留居留证件和《境外人员临时住宿登记表》等，并做好提醒和督促的书面记录，及时向留办报告存在的问题。

（七）在国际交换生报到前3个月向留办申请为其办理《录取通知书》和《外国留学人员来华签证申请表》。

第九条  校内各单位履行签证事务管理中的预警、提醒、检查、督办、报送、通报、劝离、驱离等职责时，须留下有效的时间与内容记录。

 

第三章  办理流程和要求

第十条  留办根据学校录取名单向国家有关管理单位申请办理《外国留学人员来华签证申请表》。

第十一条  国际学生须持《外国留学人员来华签证申请表》《录取通知书》前往中国大使馆（领事馆）申请来华学习（X1或X2）签证，并在规定时间前来我校报到。

申请到我校长期学习（超过180日）的国际学生须持X1字签证，申请到我校短期学习（180日以内，含180日）的国际学生应持X2字签证入境来校报到，学校不接受持非X类签证或非学习类居留证件的国际学生在校学习。国际学生持X1字签证入境者须在入境之日起三十日内，向拟居留地公安机关出入境管理部门申请学习类外国人居留证件；持X2字签证入境者须在签证停留期限届满前按要求办理相关手续或者离境。

第十二条  新生或由于复学、更换护照等原因出境后再次入境的国际学生到各培养单位报到前须到留办接受签证状态审核，留办为其出具《国际学生签证状态审核单》。

第十三条  签证状态审核未获通过的国际学生，培养单位不得受理其报到申请，总务处不得允许其入住。

第十四条  国际学生来校报到、注册后，学校方可受理其签证、停留居留证件办理申请。

持X1字签证的新生须在入境之日起十日内、在校生须在居留证件有效期限满三十日前，到留办申请办理签证事务。

具体办理流程如下：

（一）国际学生在入住后二十四小时内须到居住地的公安机关办理登记，领取《境外人员临时住宿登记表》，并将复印件交给培养单位，校内住宿的还须把复印件交给学生宿舍管理员。

（二）国际学生前往培养单位办理报到、注册及签证、停留居留证件申请初审手续，培养单位根据注册情况出具《国际学生签证、停留居留证件办理信息确认表》。

（三）国际学生自行前往拍摄签证照片并获取《广东省外国人签证数字相片的采集回执》；首次申请居留证件的学生须自行前往广东省出入境检验检疫局指定的医疗机构进行身体检查，获取《健康证明》或《体检受理回执》。

（四）国际学生须持以上相关材料，到留办申请办理签证事务，阅读并填写《签证事务知情书》。留办审核并出具《国际学生申请签证、停留居留证件的证明》（给出入境管理部门），协助填报《外国人签证证件申请表》。

（五）国际学生到出入境管理部门递交签证或居留证件申请资料。具体申请材料参阅附件4。

（六）国际学生须按照公安机关出具的《外国人签证证件受理回执》上的取证时间，到公安机关领取最新证件，并在十日之内完成以下事项：自行到属地派出所申请办理证件事项变更并更新、领取《境外人员临时住宿登记表》，将最新的签证/居留证件复印件和《境外人员临时住宿登记表》复印件提交培养单位，提交复印件时须携带原件以备核查。

第十五条  国际学生在签证、停留居留证件登记事项发生变更后，于十日内到居住地的公安机关申请办理变更，并更新《境外人员临时住宿登记表》。

第十六条  国际学生需确保本人签证、停留居留证件正常有效，并在规定期限内延期签证、居留证件或离境，不得逾期逗留。签证或居留证件过期的国际学生一律不得在校内住宿或开展活动。

第十七条  居留证件预申请有效期的设定

（一）学历生居留证件预申请期限

学习期限剩余一年以上的学历生（含在我校汉语补习的即将攻读学历学位的学生），预申请的居留证件有效期一般设定为10月15日；学习期限剩余一年或以下的学历生，则按照学校当年的毕业安排时间进行办理（一般设定为1月10日或者7月10日）。

学历生如申请延期毕业并获得有关部门同意，可暂时延期至当年3月15日或10月15日，开学注册后经培养单位同意可按学校当年的毕业安排时间进行办理（一般设定为1月10日或者7月10日）。

（二）非学历生居留证件预申请期限

非学历生按照实际学习期限预申请居留证件，一般设定为学习结束后一周内。

非学历生如申请延长在校学习一个学期或以上时间获得有关部门同意，居留证件可暂时延期至当年3月15日或10月15日，开学注册后经培养单位同意可按延期学习结束时间办理。

第十八条  学历生学籍异动的签证、居留证件办理

学历生休学、退学须按照相关学籍管理规定办理，经批准后，培养单位应当及时通知学生到留办申请注销居留证件。培养单位应当通知休学学生于复学前3个月向留办申请办理《外国留学人员来华签证申请表》等签证文件。

培养单位应当将学历生学籍异动情况及时报告留办。

学历生办理学籍异动手续后，留办负责将异动情况报告公安机关。

第十九条  非学历生中止学习，培养单位应当及时通知学生到留办申请注销居留证件。

第二十条  严禁非学历生参加校外实习活动，学历生需要在校外实习的，应当经培养单位、教学和学生管理部门同意后，向公安机关出入境管理机构申请居留证件加注实习地点、期限等信息。所持居留证件未加注规定信息的，不得在校外实习。

第二十一条  国际学生家属不得在我校学生宿舍居住，来华后其行为及所需费用由本人全部负责，并由本人自行办理相关手续。

 

第四章  违规处理与监督问责

第二十二条  未请假或者请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，学校将不受理其签证、停留居留证件事务申请，责令其在签证、停留居留证件有效期限届满之前离境，同时向公安机关报告。

对签证、停留居留证件过期的国际学生，按照《中华人民共和国出境入境管理法》等国家法律法规及学校国际学生管理和学生处分有关规定处理。

第二十三条  对于在签证管理工作中违反相关工作规定的，由其所在单位进行批评教育并责令整改；构成违纪的，由学校依照有关党纪法规和学校规定作出处理；需要追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关部门、单位及其领导人员实行问责。

 

第五章  附则

第二十四条  本办法经2020年第2次学校党委常委会审议通过，自公布之日起施行。学校签证事务管理的有关规定和流程若与本办法冲突的，以本办法为准。本办法未规定的，依照国家有关政策、学校相关文件执行。

第二十五条  本办法规定以外的非学历国际学生的签证事务管理由产业集团参照本办法另行制定相应细则。

第二十六条  本办法由教务部负责解释。